Klachtenregeling

Procedure klachtenregeling Socium Accountants & Adviseurs B.V.

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Medewerker: de bij Socium Accountants & Adviseurs werkzame, voorheen werkzame of aan haar verbonden personen;
2. Bestuur: het Bestuur van Socium Accountants & Adviseurs;
3. Compliance Officer: een deskundige medewerker van Socium Accountants & Adviseurs die namens het Bestuur toeziet op de naleving van wet- en regelgeving, het kwaliteitsbeleid en het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing en integriteitsbewaking;
4. Derde(n): een persoon/personen buiten Socium Accountants & Adviseurs;
5. NVKS: Nadere voorschriften kwaliteitssystemen;
6. Bta: Besluit toezicht accountantsorganisaties;
7. VAO: Verordening accountantsorganisaties

Het doel van de regeling is het vaststellen van een procedure voor de behandeling van klachten van medewerkers van Socium Accountants & Adviseurs en derden ter uitwerking van de klachtenregeling zoals opgenomen in artikel 25 het Bta, artikel 27 van de VAO en de artikelen 5 lid 1 onder a, sub 4 en 9 lid 3 van de NVKS.

1. Deze regeling is van toepassing op de behandeling van klachten die betrekking hebben op al het handelen of nalaten in het kader van de beroepsuitoefening of op de integriteit van een medewerker van Socium Accountants & Adviseurs, die tijdens de uitvoering van een opdracht mogelijk van invloed kan zijn op de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht.
2. Een klacht kan niet uitsluitend over een declaratie gaan.

1. De klacht wordt ondertekend en onder opgaaf van redenen ingediend bij het bestuur van Socium Accountants & Adviseurs via info@socium-adviseurs.nl, en bevat ten minste:
   1. de naam en het adres van de klager;
   2. de naam van de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;
   3. de dagtekening;
   4. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;
   5. de klachtwaardigheid van de gedraging.
2. Indien de klacht in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, draagt de klager zorg voor een vertaling.
3. De klacht kan ook een voorstel ter afwikkeling van de klacht bevatten.
4. De medewerker die een schriftelijke klacht ontvangt, stuurt deze terstond door aan het bestuur van Socium Accountants & Adviseurs.

1. Het bestuur stelt de klager onverwijld van de ontvangst van de klacht en van de wijze van behandeling van de klacht op de hoogte.
2. Het bestuur zendt een klacht die niet voor haar bestemd is zo spoedig mogelijk terug aan de klager. Het begeleidend schrijven vermeldt de reden(en) van terugsturen.
3. Het bestuur behandelt de klacht vertrouwelijk
4. Het bestuur kan de klager verzoeken nadere informatie te verschaffen. Het bestuur stelt de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Tevens kan het bestuur advies vragen aan een andere medewerker van Socium Accountants & Adviseurs.
5. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.
6. Het bestuur informeert de klager uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van de klacht over de behandeling van de klacht.
7. De behandelingstermijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de klager is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6, tweede lid, van dit klachtenreglement te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
8. De afhandeling kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.
9. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
10. Degene op wie de klacht betrekking heeft, krijgt na de klachtafdoening een afschrift van de afdoeningsbrief op de klacht.

1. Het bestuur is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen:
   1. Indien zij betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de klachtencommissie van de beroepsorganisaties of een klachtinstantie van een andere accountantsorganisatie of accountantskantoor is onderwerpen, dan wel onderworpen is geweest;
   2. Indien zij betrekking heeft op beroepsmatig handelen dat langer dan drie jaar na constatering daarvan of langer dan zes jaar vóór indiening van de klacht, heeft plaatsgevonden;
   3. Indien zij betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de accountantskamer is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest.
2. Het bestuur neemt een klacht niet in behandeling indien niet is voldaan aan enig bij het klachtenreglement gesteld vereist voor het in behandeling nemen van klachten, mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuur de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis.

1. Een klacht wordt behandeld en afgedaan door het bestuur.
2. Indien het een klacht over het lid van het bestuur betreft wordt de klacht afgedaan door de voorzitter van het bestuur en als het een klacht over de voorzitter van het bestuur is, wordt de klacht afgedaan door een ander lid van het bestuur.
3. Het bestuur kan de behandeling en afdoening van de klacht delegeren aan de Compliance Officer van Socium Accountants & Adviseurs.

De klacht vervalt zodra de klager aan het bestuur te kennen geeft dat de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft naar tevredenheid aan zijn klacht tegemoet is gekomen.

Indien nodig kan het bestuur maatregelen nemen om de bij de behandeling van de klacht geconstateerde tekortkomingen weg te nemen of tot een aanvaardbaar niveau te reduceren en herhaling te voorkomen.

De klacht en de wijze waarop de klacht is afgehandeld, wordt intern vastgelegd.

De bij Socium Accountants & Adviseurs werkzame, aan haar verbonden personen of derden die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw en op redelijke gronden een klacht hebben ingediend, worden op geen enkele wijze in hun positie benadeeld als gevolg van het indienen van de klacht.

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet kan het bestuur naar redelijkheid en billijkheid en voor zover nodig in afwijking van het bij of krachtens deze regeling gestelde zelf beslissen.